Belgeleri yönetmek, SharePoint'teki en önemli şeylerden biridir. İş dünyasında belgeler genellikle evrim geçirir. OneDrive İş'te başlayıp kuruluşun Ekip Sitesinde sona erebilirler. Belgeler genellikle konum değiştirir, bu nedenle SharePoint'te belge taşımanın giriş ve çıkışlarını bilmek çok önemlidir.
Windows 10 başlat düğmesi açılmıyor
Bunu Yapmanın Birden Çok Yolu
SharePoint'te çalışan herkes, belirli bir görevi yerine getirmenin birçok yolu olduğunu bilir. Belgelerin taşınması bir istisna değildir. Sonunda Dosya Gezgini'ni veya Taşıma Aracı'nı kullanıp kullanmayacağınız, taşınan belgelerin sayısı, sürüm geçmişi saklamanın önemi, meta veriler ve daha fazlası gibi bir dizi faktöre bağlıdır.
1. Dosya Gezgini
Bir belgeyi Dosya Gezgini'ni kullanarak taşımak için hem hedef hem de kaynak belge kitaplıklarını açın (aynı site olması önemli değildir). Seçiniz Dosya Gezgini açılır menüde. Bu, kitaplıkların her biri için bir gezgin görünümü açar. Öğeleri iki gezgin görünümü arasında taşımak için sürükle ve bırak özelliğini kullanın.
Hem klasörleri hem de dosyaları taşıyabilir ve hem kaynak hem de hedef konumlar tanımlı içerik türlerine sahipse içerik türlerini koruyabilirsiniz. Bu yöntem ayrıca, hem kaynak hem de hedef konumlar aynı meta veriler kullanılarak tanımlanmışsa özel meta verileri de korur.
Ancak, işlem manueldir ve bir taşımadan çok bir kopyadır, bu da kaynak öğeleri taşıdıktan sonra silmeniz gerektiği anlamına gelir. Sürüm geçmişini veya özellikler tarafından oluşturulan, oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilenleri saklamaz.
2. Şuraya taşı / Şuraya kopyala:
Yararlı ve basit olmasına rağmen, Taşınmak ve Kopyala komutlar yalnızca SharePoint Online'da kullanılabilir. Bu seçenek, belgeleri OneDrive İş veya SharePoint'ten SharePoint veya OneDrive'daki bir hedefe taşımanıza olanak tanır. Dosyayı seçin ve iki komuttan birine tıklayın. Taşınmak seçeneği, metadata ve sürüm geçmişi korumasına sahip belgenizi aynı kitaplık içindeki farklı bir klasöre, başka bir kitaplığa veya farklı bir siteye taşır.
Bu yöntem, basit ve anlaşılır olduğu için son kullanıcılar için mükemmeldir. Hem dosyaları hem de klasörleri kopyalamanıza ve taşımanıza olanak tanır. En iyi şey, içerik türlerini, özel meta veri sürüm geçmişini,veözellikler tarafından oluşturulan, oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilenler. Kopyala komut vermek, ancak, yalnızca en son sürümü korur - ana dezavantajı, bu yöntemin SharePoint Online'a özel olması gerçeğidir.
3. İçeriği ve Yapıyı Yönetin
SharePoint Sunucusunun yayınlama altyapısı özelliğini etkinleştirirseniz, şuraya gittiğinizde İçeriği ve Yapıyı Yönet bağlantısını görebilirsiniz. Site Yönetimi . Bu özelliği kullanarak belgeleri taşıyabilir / kopyalayabilirsiniz. Bu, özellikler tarafından oluşturulan, tarafından oluşturulan, değiştirilen ve değiştirilen sürüm geçmişini korurken aynı anda birden çok belgeyi taşımanıza yardımcı olacak en iyi saldırılardan biridir. İçerik türü ve meta veriler de bu yöntem kullanılarak saklanır.
Ancak, yayınlama özelliğini açmanız gerekecektir. O zaman bile, birden çok klasörü taşıyamazsınız. Belki de bu yöntemin en büyük dezavantajı, onu kullanmak için site sahibi olmanız gerekmesidir. Oh, ve sadece tek bir site içinde çalışıyor.
4. İçerik Düzenleyici
İçerik Düzenleyici özelliğini etkinleştirmeniz ve ardından kullanmak istediğiniz yönlendirme kurallarını seçmeniz ve taşımak istediğiniz belgeyi bırakma kitaplığına yerleştirmeniz yeterlidir. Bu yöntem aynı zamanda belgeleri başka bir siteye taşımanıza da izin verir. Yapılandırmak biraz zaman alır, ancak bunu yalnızca bir kez yapmanız gerekir. Ayrıca içerik türlerini ve özel meta verileri de korur.
Sürüm geçmişini saklamasa ve bir yönetici gerektirse de, belgenizi bir klasöre yönlendirmenize olanak tanıyan kullanışlı bir özelliğe sahiptir.
5. SharePoint Geçiş Aracı
Microsoft, belgeleri SharePoint'te taşımanın biraz zor olabileceğini biliyor. Bu nedenle şirket ücretsiz SharePoint Geçiş Aracı . Bu araç, SharePoint sitenizdeki dosyaları, klasörleri ve hatta listeleri içerebilen küçükten büyük ölçekli geçişlere kadar her şeyi yönetir. Öğeler OneDrive veya SharePoint'e taşınır.
Bu yöntemin en belirgin yararı, aracın büyük geçişleri yönetme becerisidir. Aynı zamanda çok özelleştirilebilir ve sürüm geçmişini korur. Ancak, 2013'ten önceki SharePoint sürümleriyle uyumlu değildir. Buna karşılık, bazı üçüncü taraf geçiş ürünleri önemli ölçüde daha özelleştirilebilir.
6. Üçüncü Taraf Ürünleri
Kaliteli üçüncü taraf belge taşıma ürünlerinin çoğu ücretsiz değildir, ancak özellikle büyük ölçekli geçişler için olağanüstü performans gösterme eğilimindedirler. Ölçeklenebilir ve oldukça özelleştirilebilir olma eğilimindedirler. Bu ürünlerin çoğu içerik türleri, meta veriler, tüm özellikler ve sürüm geçmişi dahil her şeyi tutabilir.
Öte yandan, bu yöntem paraya mal olur. Belgeleri taşımanıza yardımcı olacak bir araç için ödeme yaptığınızı düşündüğünüzde, SharePoint'in neden halihazırda kullanıcı dostu bir seçenekle gelmediğini merak etmeye başlayacaksınız. Buradaki bir başka dezavantaj, üçüncü taraf ürünlerin bir yöneticinin onları yapılandırmasını ve çalıştırmasını gerektirmesidir.
7. Özel Çözüm
Son olarak, kendi özel çözümünüzü REST API gibi çeşitli tekniklerle kodlayabilirsiniz. Son kullanıcının hiçbir şeyi yönlendirmesi gerekmez, istediğiniz kadar özelleştirebilir ve her şeyin belgelerde saklandığından emin olabilirsiniz. Diğer yandan, kod yazabilmeniz ve kodu yazmak ve sürdürmek için biraz zaman harcamanız gerekir, bu da özellikle ürün güncellemeleri sırasında zor olabilir.
Yönteminizi Seçin
SharePoint'te belgeleri taşımak için daha da fazla yöntem vardır, ancak bunlar ihtiyaçlarınızın çoğunu karşılamalıdır. Önce neye ihtiyacınız olduğunu düşünün ve yakında her biri için hangi yöntemi kullanacağınızı tam olarak bileceksiniz.
Bu yöntemlerden hangisini tercih edersiniz? Birden fazla kullandın mı? Tartışın.
