We’ve baktı veri listelerini depolamak için Excel gibi bir elektronik tablo uygulaması kullanmanın tuzaklarında. Bu yaklaşım ilk başta en iyi çözüm gibi görünebilir, ancak bu verileri birden fazla kullanıcıyla paylaşmak, içeriği doğrulamak ve hatta verilerinizde gezinmek konusunda sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Neden? Çünkü bu işi yapmak için tasarlanmamış bir araç kullanıyorsunuz.
Şimdi, elektronik tablo tabanlı bir liste kullanan bir işletmenin hayali (ama tipik) bir durumunu ele alacağız ve bu tür sorunların üstesinden gelmek için bunun nasıl bir veritabanı uygulamasına dönüştürülebileceğine bakacağız.
Çalışma kitapları nasıl kontrolden çıkar?
Listemiz, müşteriler için üstlenilen projelerin basit bir kaydı olarak başladı. Şirket büyüdükçe, çalışma kitabına eklenen isimler ve iletişim bilgileriyle birlikte müşteri sayısı da arttı. Ayrıca, çeşitli personelin bu projelerde ne yaptığını kaydetmenin bir yoluna ihtiyaç vardı, bu yüzden bu çalışma kitabına daha da fazla veri eklendi.
Bu noktada elektronik tablo yaklaşımı işe yaramaz hale geldi: Çoğu zaman aynı anda, onu güncel tutmaya çalışan çok fazla insan vardı. Şirket bir rota oluşturmaya çalıştı, böylece insanlar sırayla çalışma kitabını güncellemeye başladı, ancak bu, bazı görevlerin kaydedilmeden önce unutulması anlamına geliyordu.
Sonunda, insanlar görevlerini takip etmek için kendi çalışma kitaplarını oluşturdular, bazen haftanın sonunda verileri ana çalışma kitabına kopyalamayı hatırladılar. Çalışanlar bu kitaplar için kendi kısa yollarını geliştirdiler ve bazıları çalışma biçimlerine uyacak şekilde sütunların biçimini ve sırasını değiştirdi. Bu verileri ana çalışma kitabına kopyalamak korkunç bir karmaşaya neden oldu.
Bu uydurma bir örnek olabilir ama aslında bu uygulamaların hepsini gerçek hayatta gördüm. Bu çalışma yönteminin ortaya çıkardığı bazı konulara daha yakından bakalım.
bir sürü sorun
Hayali elektronik tablomuzun ilk sayfasını görebilirsiniz. İlk sütun, her girişin atıfta bulunduğu projenin adını detaylandırır. Ancak bu isimlerden bazıları uzundur, bu nedenle personel kısaltmalar kullanmak isteyebilir; Sonuç olarak, yazım hataları ortaya çıktı. Bu, hangi görevlerin hangi projeye ait olduğunu bağlamayı zorlaştırıyor. Çözüm zor olmak zorunda değil: Her proje için herkesin mutabık kaldığı bir kısa isim seçebilir veya her projeye bir kimlik numarası verebilir ve bunu otomatik olarak proje adına çevirebilirsiniz.
Başlatılan sütununda da benzer bir sorun var. Bazı hücreler bir tarih içerir, ancak diğerleri yalnızca bir ayı kaydeder ve bir veya iki kayıt yalnızca Evet der. Excel veri doğrulamayı destekler, bu nedenle belirli hücrelerin her zaman belirli bir türde veri içermesini sağlamak mümkündür - ancak bir elektronik tablo geçici olarak geliştirildiğinde nadiren kullanılır.
Bu noktada elektronik tablo yaklaşımı işe yaramaz hale gelir: onu güncel tutmaya çalışan çok fazla insan vardı.
Bir veritabanı uygulamasında bu sorunu yaşamazsınız, çünkü alanın veri tipi baştan sabitlenecektir. İşe başlama tarihini tam olarak bilmiyorsanız ayın ilk gününü, sadece yılı biliyorsanız 1 Ocak gününü kullanabilirsiniz. Proje henüz başlamadıysa, alanı boş bırakabilirsiniz – veritabanı açısından bir NULL. Projenin başladığını biliyor ancak ne zaman olduğunu bilmiyorsanız, 1/1/1900 gibi verileriniz için normalde imkansız olan bir tarih kullanabilirsiniz. Projeleri sıralamak ve faaliyetlere kronolojik bir genel bakış elde etmek hemen kolaylaşır.
Müşteri etiketli sütun daha incelikli bir meydan okuma sunar. Bu sütundaki girişler, çalışma kitabındaki başka hiçbir şeye bağlı değildir, ancak Sayfa 1'de Müşterilerin bir listesi vardır ve muhtemelen buna atıfta bulunur. Farklı isimlerle anılan aynı öğelerin birden fazla listesini saklamak kafa karıştırıcıdır. Adlandırmayı netleştirmeniz ve bu varlık için net bir ad belirlemeniz gerekiyor: bunlar müşteri mi yoksa müşteri mi?
Durum sütunu, doğrulamanın olmadığı başka bir sütundur, bu nedenle insanlar tekrar istediklerini yazmayı seçtiler. İzin verilen tüm değerlerin kısa bir listesini oluşturmak daha iyi olacaktır.
İkinci sayfa – Sayfa 1 – aynı derecede sorunludur. Başlangıç olarak, sayfa adı açıklayıcı değildir. Aslında içerdiği, Müşteriler başlıklı bir listedir, ancak bu, Excel'de bir tablo olarak biçimlendirilmemiştir: adres, Excel'in yerleşik araçlarını arama veya sıralama için kullanma yeteneğinizi sınırlayan tek bir alandadır. Örneğin, Cardiff içeren adresleri filtreleyebilirsiniz, ancak sonuçlar Newport'taki Cardiff Road'dakileri de içerir.
Adresler söz konusu olduğunda, en iyi yaklaşım posta kodu, ilçe, şehir ve sokak için ayrı alanlar kullanmaktır (ilçe bilgileri Birleşik Krallık adresleri için isteğe bağlı olsa da - bkz. İlçe yok, lütfen, biz İngiliziz). Sokak, adresin diğer bölümlerinde olmayan her şeyi içermelidir.
Sorunları da sunan bir İletişim alanı var. Tek müşterili bir işletmede birden fazla bağlantımız olduğunda, adlarının tümü, telefon numaraları ve e-posta adresleri benzer şekilde diğer alanlara yerleştirilerek bu alana toplanmıştır. Bunları ayırmak zor olacaktır - özellikle İletişim alanında üç isim varken sadece iki telefon numarası varsa.
Bu sayfadaki son sütun, Son Temasa Geçilen: çalışanların bir müşteriyle her iletişim kurduklarında bunu güncellemeleri gerekir. Bu bilgi, çalışanın hatırlaması gereken fazladan bir şey olduğundan ve hatırlayacaklarının garantisi olmadığından – özellikle de ikinci bir sayfada gizlendiği için – güvenilmezdir. Bu gerçekten bilgisayarın otomatik olarak izlemesi gereken bir şey.
Son olarak, her bir çalışan için görevleri ve yorumları detaylandıran Görevler sayfalarına geliyoruz. Bunlar tutarlı bir şekilde adlandırılmaz ve aynı sırada aynı sütunları içermez. Bireysel kullanıcıların verilerini kendi sayfalarına girmeleri mantıklı olsa da, tutarlılığın olmaması, verileri derlemeyi ve analiz etmeyi zorlaştırır. Örneğin, bir yönetici her projede hangi işin yapıldığını görmek istediğinde, sıralanmadan ve raporlanmadan önce tüm görevlerin ayrı sayfalardan tek bir listeye elle kopyalanması gerekir.
Veritabanınızı oluşturma
Bu sorunları çözmek, muhtemelen birkaç gün sürecek biraz çalışma gerektirecektir. Biz yeni bir sistem kurarken kullanıcılar muhtemelen eski sistemi kullanmaya devam etmek zorunda kalacağından, çalışmak için mevcut çalışma kitaplarının bir kopyasını almak en iyisidir. Bu, verileri dönüştürmenin her adımını belgelemek isteyeceğimiz anlamına gelir, böylece yeni sisteme geçme zamanı geldiğinde bunu hızla tekrar yapabiliriz.
Yapmanız gereken ilk şey, Excel çalışma kitabınızdaki verileri temizlemek. Bul ve Değiştir'i kullanmak yardımcı olabilir ve veri içermeyen herhangi bir sütunu veya satırı silmelisiniz (tutulması gereken sütun başlığı satırı hariç). A sütunundaki her sayfaya bir kimlik sütunu ekleyin ve ilk hücreye 1 yazıp, verilerin altını seçip (Shift+End, Aşağı) ve ardından Doldur komutunu (Ctrl+D) kullanarak artan sayılarla doldurun ). Proje adlarından oluşan bir ana liste oluşturun ve bir proje adının kaydedildiği her yerde ana kimlik numarasını doğrulamak için VLookup() işlevini kullanın; sayı yoksa, verilerinizde bir tutarsızlık var.
Verileriniz temizlendikten sonra, onu tutmak için yeni bir veritabanı tasarlamanın zamanı geldi. Access 2013'ü kullanacağız, çünkü teorik örneğimizde Office 365 aboneliğimiz aracılığıyla tüm kullanıcılarımız tarafından kullanılabilir. Yeni bir Access veritabanı oluşturduğunuzda, onu Access Web Uygulaması veya Access Masaüstü Veritabanı olarak oluşturma seçeneğine sahip olursunuz. Web Uygulamaları basitleştirilmiş bir arayüze sahiptir ve yalnızca SharePoint Online ile Office 365 veya Access Services ve SQL Server 2012 ile SharePoint Server 2013'e sahipseniz kullanılabilir. Daha fazla seçenek ve daha fazla kontrol sunduğu için geleneksel Masaüstü Veritabanını kullanacağız. kullanıcı deneyimi.
Yeni bir Masaüstü Veritabanı oluşturmak için seçin ve buna bir ad verin: Access, Tablo 1 adlı yeni bir tablo oluşturur ve sizi Kimlik adlı bir sütunla Tasarım Görünümü'ne yerleştirir. Burada veritabanınızda ihtiyaç duyacağınız tabloları tasarlayabilirsiniz. Her tablonun bir kimlik alanı (otomatik olarak artan bir tam sayı) olmalıdır, ancak karışıklığı önlemek için ona daha açıklayıcı bir ad vermek en iyisidir. Projeler tablosunda, Müşteriler tablosunda Proje Kimliği, Müşteri Kimliği vb. olabilir.
Oluşturulan her sütun için veri türünü ayarlayabilirsiniz ve her sütuna bir ad vermeniz ve alan için uygun olan diğer özellikleri ve biçimlendirmeyi ayarlamanız gerekir. Kimlik alanında olduğu gibi, sütun adlarının alana hangi verilerin gitmesi gerektiğini açıkça belirttiğinden emin olun - bu nedenle, örneğin, yalnızca Ad yerine ProjeAdı, Teslim Tarihi yerine Son Tarih kullanın. Açık adın yanı sıra kısaltılmış bir resim yazısı oluşturmak için şeritteki Ad ve Resim Yazısı düğmesini kullanabilirsiniz. Sütun adlarında boşluk kullanabilirsiniz, ancak sorguları ve raporları yazarken bunları köşeli parantez içine almanız gerekir.
Kullanıcıların verilerini kendi sayfalarına girmeleri mantıklı olsa da, tutarlılık eksikliği analiz etmeyi zorlaştırıyor.
Yüzde Tamamlama gibi sütunlardaki biçimlendirmeyi Yüzde ve tarihler KısaTarih olarak ve ayrıca metin alanlarının maksimum uzunluğunu mantıklı bir değere ayarlayın, aksi takdirde tümü 255 karakter uzunluğunda olur. Bazı sözcüklerin (Tarih gibi) ayrılmış olduğunu unutmayın, bu nedenle bunları sütun adları olarak kullanamazsınız: bunun yerine TaskDate veya daha açıklayıcı başka bir şey kullanın.
Başka bir tabloda (Projeler tablosundaki Müşteri sütunu gibi) bir değer aramak istediğiniz sütunlar söz konusu olduğunda, arama sütununu eklemeden önce diğer tabloları Access'te tanımlayın. Durum söz konusu olduğunda, en basit seçenek açılır listede gösterilecek değerleri yazmaktır – ancak bu, olası değerlerin listesini daha sonra eklemeyi veya düzenlemeyi zorlaştırır. Birinin cinsiyetini kaydeden bir alan gibi, olası değerlerin değişmesi muhtemel olmayan kısa bir listeyle uğraşmıyorsanız, girişler için ProjectStatus gibi başka bir tablo oluşturmak daha iyi bir fikirdir. Bu, gelecekte bir programlama değişikliği yapmadan listeye kolayca ekstra seçenekler eklemenizi sağlar.
Geliştirmeler
Veritabanımızı tasarlarken, işleri yapmanın eski elektronik tablo tabanlı yöntemi üzerinde iyileştirmeler uygulayabiliriz. Kullanıcılarımızın Excel çalışma kitaplarıyla ilgili şikayetlerinden biri, her görevin yorumlar için yalnızca bir hücre içermesi ve bazen bir görev hakkında birden fazla yorum yapmaları gerekmesiydi - veya denetçinin bir görev hakkında yorum yapması ve ardından kullanıcı buna cevap ver. Her şeyi tek bir hücreye sıkıştırmak, yorumların ne zaman ve kim tarafından yapıldığını görmeyi zorlaştırdı. Yorumlar için Görevler tablosuna bağlı ayrı bir tablo oluşturarak daha iyisini yapabiliriz. Bu şekilde, her görev, her birinin tarih, kullanıcı adı ve metni için ayrı alanlar ile gerektiği kadar yoruma sahip olabilir.
Yapabileceğimiz başka bir geliştirme de ProjectStatus gibi girdileri alfabetik olarak değil de belirli bir sırada görüntülenecek şekilde ayarlamaktır - örneğin, Tamamlandı'nın listenin en altına gitmesini isteyebilirsiniz. Bunu yapmak için bir DisplayOrder sütunu ekleyin ve bunu arama listesini sıralamak için kullanın. Kimlik alanını kullanmak için cazip olmayın; bununla, herhangi bir yeni kayıt sadece listenin sonuna gidebilir.
Verilerimizin temiz kalmasını sağlamak için, kullanıcının doldurması gereken alanları Zorunlu olarak işaretleyebilir ve girilen verilerin doğru biçimde olduğundan emin olmak için doğrulama ekleyebiliriz. Mantıklı varsayılan değerler ayarlayarak hayatı kolaylaştırabilirsiniz: Yorumlar tablosundaki YorumTarihi alanının varsayılan değeri =Tarih() olarak ayarlanmış olabilir ve bu, yeni bir Yorum oluşturulduğunda otomatik olarak bugünün tarihine ayarlayacaktır. Kullanıcıların belirli değerlere sahip yeni kayıtlar eklemesini durdurmak için bir tablodaki (Boole) bir Geri Çekilmiş sütunla birlikte doğrulamayı kullanabilirsiniz. Bu, önceden geçerli olan ancak artık kullanılmayan geçmiş değerleri korumanıza olanak tanır. Bu özelliklerin tümü Tablo Araçları | Şeritteki Alanlar sekmesi veya Tablo Tasarım Görünümü'ndeki Alan Özellikleri.
Verilerinizi içe aktarma
Tablolarınız ayarlandıktan sonra Harici Veri | İçe Aktar ve Bağla | Excel çalışma kitabınızdaki verileri Access veritabanınızdaki tablolara eklemek için şeritteki Excel düğmesi. Başlamadan önce, bir şeyler ters giderse diye boş Access veritabanınızın yedeğini alın ve gerekirse küçük tabloları elle doldurarak başlayın. Bu yapıldıktan sonra başka bir yedek alın, böylece aşağıdaki adımlarda bir şeyler ters giderse bu noktaya geri dönebilirsiniz.
Şimdi, Projeler ve Görevler gibi ilişkileri olan tablolarla bitirmeden önce, Müşteriler gibi diğer tablolara dayanmayan ana tabloları içe aktarın. Excel çalışma kitabınızdaki sütunları, Access veritabanınızdaki alanlarla olabildiğince yakın eşleşecek şekilde yeniden düzenler ve yeniden adlandırırsanız, verileri içe aktarmada herhangi bir zorluk çekmezsiniz. Verileri tekrar dönüştürmeniz gerekirse daha sonra tekrar edebilmeniz için yaptığınız her şeyi not almayı unutmayın.
Veriler içe aktarıldıktan sonra, Veri Sayfası Görünümü'ndeki tablolar, Excel çalışma sayfalarının yaptığı gibi çalışmalıdır - ancak çok daha iyi veri doğrulama, arama ve sıralama ile. Dilerseniz artık bu verilere dayalı olarak yeni formlar ve raporlar tasarlamaya başlayabilirsiniz: örneğin, Projeler için bir Ana/Detay formu, formun en üstünde bir Projenin verilerini ve buna ilişkin Görevler ızgarasını gösterebilir. alttaki proje.
Ayrıca, geçerli kullanıcı için bekleyen tüm görevleri listeleyen bir Görevlerim formu ve son tarihleri geçmiş tüm kullanıcılar için bekleyen tüm görevleri listeleyen bir Gecikmiş Görevler raporu da oluşturabilirsiniz.
İlçe yok, lütfen, biz İngiliziz
Adresleri veritabanınızda saklıyorsanız, gerçekte hangi bilgilere ihtiyacınız olduğunu anlamak önemlidir. İlçe bilgileri pazarlama için yararlı olabilse de - ve bazı denizaşırı adresler için gerekli olabilir - artık Birleşik Krallık adreslerinde resmi olarak kullanılmamaktadır.
Windows 10 ram hızımı nasıl kontrol edebilirim
Bunun nedeni, Birleşik Krallık posta adreslerinin, postanın kapınıza teslim edilmeden önce gönderildiği ve sıralandığı bir posta kasabası kavramına dayanmasıdır. Tüm kasaba veya köylere aynı ilçedeki posta kasabaları hizmet vermez - örneğin, Melbourn (Cambridgeshire'da) postalarını Royston (Hertfordshire'da) aracılığıyla alır - bu nedenle adreste bir ilçe belirtmenin kimseye yardımcı olması gerekmez.
Karışıklığı önlemek için, Postane 1996'da adreslerde ilçeleri kullanmayı bıraktı, bunun yerine posta kodu bilgilerine dayanarak - ve 2016'ya kadar ilçe adlarını ek adres bilgilerinin takma ad veri dosyasından çıkarmayı planlıyor. Bu nedenle, Birleşik Krallık adresine bir ilçe eklerseniz, bu yalnızca göz ardı edilecektir.
