Herhangi bir şeyin bir listesini yapmanız gerekirse,onunExcel'i varsayılan depo olarak görmek cazip geliyor: Sonuçta bu, kendiniz veya birkaç yakın meslektaşınız için yalnızca küçük bir öğe listesidir.
Veri toplama ve işlemeyi otomatikleştirmek için hesaplama formülleri veya makro programlama gibi daha karmaşık bir şeye ihtiyacınız olabilir.
Ne yazık ki, Excel'de veya rakip bir elektronik tablo programında çalışmaya başlama kolaylığı da en büyük sorunlarından biridir. Excel'de küçük bir proje olarak başlayan şey çok büyük bir şeye dönüşür, bu noktada hız ve kararlılık sorunları ve hatta çözemeyeceğiniz bir geliştirme sorunuyla da karşılaşabilirsiniz.
Ayrıca, büyük veri yönetimi görevleri genellikle organizasyon, uygulama, dosyaların sınıflandırılması, veritabanı yönetimi, kullanıcı işbirliği ve daha fazlası gibi önemli zorluklar sunar. Bir veritabanının yapısını kırmak için gereken tek şey, verileri yanlış alana yerleştirmek, verileri tutarsız bir şekilde yazmak veya hatta aynı sayfada iki kişinin çalışmasını sağlamaktır. Birkaç şey ters gidebilir ve zaman gecikmelerine ve olası veri kaybına neden olabilir.
Bu makale, Excel elektronik tablolarını kullanırken ortaya çıkan en yaygın sorunları, bunlarla nasıl başa çıkılacağını ve bunun yerine derinlemesine bir adım atıp veritabanına geçmenin ne zaman daha iyi olacağını açıklar.
Sorun 1: Excel Çok Kullanıcılı Düzenleme
Excel sistemleri organik olarak büyüdüğünde, bir kullanıcının belirli bir zamanda bir çalışma kitabını açtığı ve ikinci bir kişiye bunun zaten açık olduğu söylendiği durumlarda hızlı bir şekilde sorunlarla karşılaşırsınız. İkinci kullanıcı, salt okunur bir sürümü iptal edebilir, bekleyebilir veya görüntüleyebilir. Excel’in, diğer kişi çalışma kitabından çıktığında durumu çok sık kontrol etmediği ve sizi asla aydınlatamayacağı için bir kumar olduğunu size bildirme sözü verir. Olsa bile, sizden önce başka biri oturum açıp dosyayı açabilir.
Tek başına kullanıcı efektlerinden kaçınmak için Excel Online'ı (Excel'in kısaltılmış, web tabanlı sürümü) kullanabilir veya Paylaşılan Çalışma Kitapları özelliği. İşte bir Elektronik Tablonun nasıl paylaşılacağına dair hızlı bir kılavuz.
- İstediğiniz Elektronik Tabloyu açın ve tıklayın Dosya .
- Ardından, tıklayın Paylaş yeni bir pencere açmak için.
- Şimdi, Elektronik Tabloyu paylaşmak istediğiniz kullanıcının bilgilerini girin.
Ayrıca verileri birkaç çalışma kitabına bölebilirsiniz, böylece farklı kişiler farklı çalışma kitapları üzerinde birbirlerinin ayak parmaklarına basmadan çalışırlar.
Sorun 2: Excel Paylaşılan Çalışma Kitapları
Excel Online, varsayılan olarak birden çok düzenleyiciye izin verir, ancak pek çok işlevselliği eksiktir. Hizmet, en basit görevlerden başka hiçbir şeye rakip değildir. Paylaşılan Çalışma Kitapları özelliği işi yapması gerektiği gibi görünse de, kısıtlamalarla doludur. Örneğin, çalışma kitabı paylaşılıyorsa bir tablo oluşturamaz veya bir hücre bloğunu silemezsiniz.
Excel sistemleri organik olarak büyüdüğünde, aynı anda yalnızca bir kullanıcının çalışma kitabını açabileceği sorunuyla karşılaşırsınız.
Bazı çevrimiçi Excel kısıtlamaları için geçici çözümler vardır. Diğerleri için, önceden ayarlanmış bir çalışma kitabını kullanmaktan ziyade çalışma kitabının yapısını değiştirme meselesidir, ancak bu senaryo çoğu zaman araya girer. Sonuç olarak, paylaşılan bir çalışma kitabını sıradan, tek kullanıcılı bir çalışma kitabıyla aynı şekilde kullanmak imkansızdır.
Paylaşılan çalışma kitaplarındaki değişiklikler, çalışma kitabı her kaydedildiğinde kullanıcılar arasında eşitlenir. Bu eylem, örneğin her beş dakikada bir kaydetmeye zorlayarak, zamanlanmış bir programa yerleştirilir. Bununla birlikte, düzenli kaydetme ve her kullanıcının değişikliklerinin izlenmesinin ek yükü oldukça büyüktür. Çalışma kitapları hızla büyüyebilir ve ağınızı zorlayarak diğer sistemleri yavaşlatabilir.
google sayfalarındaki sütunları yeniden adlandırabilir misin
Sorun 3: Excel Bağlantılı Çalışma Kitapları
Verilerinizi birden çok çalışma kitabına bölmek, çok kullanıcılı düzenleme sorununa geçici bir çözüm sağlayabilir. Yine de, birine girilen değerlerin diğerinde kullanılması için muhtemelen aralarında bağlantılara sahip olmaları gerekecektir. Çalışma kitapları arasındaki bağlantılar, tek bir çalışma kitabında ayrı sayfalara sahip olmak yerine, ayrı verileri ayrı dosyalarda tutmak için de kullanışlıdır.
Can sıkıcı bir şekilde, bu bağlantılar başka bir hayal kırıklığı ve istikrarsızlık kaynağıdır. Kaynak çalışma kitabının tam yolu dahil olmak üzere mutlak veya kaynak ve hedef yollar arasındaki fark da dahil olmak üzere göreceli hale gelirler. Bu mantıklı görünse de, Excel her bir bağlantı türünü ne zaman kullanacağına ve bunları ne zaman değiştireceğine karar vermek için gizli kurallar kullanır.
Kurallar, çeşitli seçeneklere ve bağlantı eklemeden önce çalışma kitaplarının kaydedilip kaydedilmeyeceğine göre yönetilir. Bağlantılar, çalışma kitabını kaydettiğinizde veya açıp kullandığınızda da değişir. Farklı kaydet kullanarak dosyayı kopyalamak yerine bir kopya yapmak için Dosya Gezgini . Tüm bu karışıklık ve belirsizliğin sonucu, çalışma kitapları arasındaki bağlantıların kolayca kopması ve kopuk bağlantılardan kurtulmanın zaman alıcı bir süreç olmasıdır. Etkilenen dosyalara kimse erişemez.
Bağlı veriler, özellikle tıklamadığınız sürece yalnızca dosyalar açıldığında güncellenir Veriler> Sorgular ve Bağlantılar> Bağlantıları Düzenle> Değerleri Güncelle. İşte hızlı bir gösteri.
- İstediğiniz Elektronik Tabloyu açın ve tıklayın Veri .
- Şimdi bulun Sorguları & Bağlantılar ve tıklayın Bağlantıları Düzenle .
- Ardından, seçin Değerleri Güncelle .
Bağlantılarınız iki çalışma kitabı arasında değilse ancak üç veya daha fazlasını kapsıyorsa, güncellenmiş veri işlemlerinin birinciden ikinciye üçüncüye doğru sırayla olmasını sağlamak için tüm çalışma kitaplarını doğru sırada açmanız gerekir. İlk çalışma kitabındaki bir değeri değiştirip üçüncüyü açarsanız, ikinci çalışma kitabı değerlerini güncellemediği için herhangi bir değişiklik görmez.
Bu veri zinciri mantıklıdır, ancak bilgilerin yanlış olma veya başka birinin düzenlemekte olduğu bir çalışma kitabını açmaya çalışma olasılığını artırır.
Elbette, bağlantılı çalışma kitaplarından tamamen kaçınmayı deneyebilirsiniz, ancak sonunda aynı verileri birden fazla çalışma kitabına girme olasılığınız vardır ve bununla birlikte her seferinde biraz farklı yazma tehlikesi de ortaya çıkar.
Sorun 4: Excel Veri Doğrulaması
Hatalar, herhangi bir bilgisayar sistemindeki verilere sızabilir: insanlar kelimeleri yanlış yazarlar veya rakamların rakamlarını tekdüze bir düzenlilikle transpoze ederler. Verileriniz girilirken kontrol edilmezse, sorun yaşarsınız.
Varsayılan olarak Excel, kullanıcı ne yazarsa yazsın kabul eder. Arama listelerinde doğrulama oluşturmak mümkündür, ancak bunların sürdürülmesi zordur, özellikle aynı alan birden fazla yerde kullanılırsa. Kullanıcıların herhangi bir kontrol yapmadan belge kimlik numaralarını veya müşteri referans numaralarını girmeleri gerekiyorsa, yanlış kayıtları farkına varmadan birbirine bağlamak kolaydır. Sistemin veri bütünlüğü ölümcül bir şekilde tehlikeye girer ve verilerin herhangi bir analizi şüphelidir.
Kök nedenini anlamadan veri doğrulama sorunlarının etkilerine zaten maruz kalabilirsiniz. Excel'de fatura listenizin olduğu bir durumu düşünün. Kullanıcı, müşterinin adını her faturada biraz farklı yazmaktadır. Sonuç olarak, Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd ve joness'e fatura alırsınız. Bunların hepsinin aynı şirkete atıfta bulunduğunun farkında olabilirsiniz, ancak Excel bunu yapmaz. Fatura verilerinin herhangi bir analizi, örneğin müşterileri ay bazında temel alan bir pivot tablo gibi, yalnızca bir tane olması gerektiğinde birden çok sonuç verir.
Sorun 5: Excel Gezintisi
Büyük çalışma kitaplarında gezinmek zordur. Pencerenin alt tarafındaki sayfa sekmeleri, çok sayıda olduğunda yolunuzu bulmanız için korkunç bir mekanizmadır. Ekranda daha fazla görüntülenebilir sekme ile ihtiyacınız olanı bulmak zorlaşır. Sayfalarda gezinmenin hızlı bir yolu.
- Sayfayı açmak için sayfa adlarının solundaki oklara sağ tıklayın. Sayfayı Etkinleştir iletişim.
Listede gezinmeniz gerekmeden önce yalnızca ilk 20 sayfa listelenir. İstediğiniz sayfayı sıralamanın, gruplandırmanın veya aramanın bir yolu yoktur. Pencere böyle bir şeye benzemelidir.
Sorun 6: Excel Güvenliği
Excel çalışma kitaplarına güvenlik ekleyebilirsiniz, ancak problemlerle doludur. Koruma, verilerden çok çalışma kitabının yapısını korumaya yöneliktir. Kullanıcıların yapıyı ve formülü değiştirmesini engellemek için bazı sayfaları ve hücreleri kilitlemeyi deneyebilirsiniz, ancak verileri görebilirlerse, genellikle herhangi birini veya tamamını değiştirebilirler (bazı yaratıcı makro programlamaları yapmadığınız sürece).
Sorun 7: Excel Hız Sorunları
Excel en hızlı uygulama değildir ve programlama dili olan VBA, C # gibi daha profesyonel programlama dillerine kıyasla ağırdır. Bu senaryo, Excel'in kullanım amacından ve esnek doğasından kaynaklanmaktadır. Sonuçta, bir elektronik tablo motorudur. Evet, Excel VBA veri listelerini yönetmek için hizmete sokulabilir, ancak bu, bu tür işler için en iyi seçim olduğu anlamına gelmez. Diğer uygulamalar bu tür görevler için daha uygundur - esas olarak bunları yapmak için açıkça tasarlandıklarından.
Bu makalede ana hatlarıyla verilen sorunlardan herhangi birini karşılıyorsanız, onları görmezden gelmeyin. Veritabanı olarak bilinen yapılandırılmış verileri depolamanın profesyonel bir cevabı vardır. Korkutucu veya pahalı olması gerekmez ve verileriniz, nasıl birbirine bağlandığı ve onunla nasıl etkileşim kurduğunuz hakkında mantıklı düşünmenize izin vermelidir.
Not : Bir elektronik tablo çözümünden bir veritabanına geçiyorsanız, elektronik tablo tasarımını körü körüne kopyalamayın, daha iyi hale getirme fırsatını değerlendirin.
Ismarlama bir çözüm oluşturabileceğiniz genel amaçlı veritabanı uygulamaları mevcuttur. Alternatif olarak, ihtiyaç duyduğunuz amaç için tasarlanmış bir uzman veritabanı uygulamasının daha ucuz, uygulaması daha hızlı ve daha uygun olduğunu görebilirsiniz.
kader hakkında bilinmesi gerekenler 2
Örneğin, bir müşteri listesine ve onlarla olan tüm etkileşimlerinizin ayrıntılarına sahipseniz, bu bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemi olarak kabul edilir. Süslü ismine rağmen, CRM sistemi özel bir veritabanıdır. Benzer şekilde, QuickBooks ve Sage gibi hesap paketleri uzman veritabanlarıdır. Özel ihtiyaçlarınıza uygun önceden oluşturulmuş bir uygulama bulamazsanız, bunu kendiniz oluşturabilir veya BT departmanınız ya da danışmanınız tarafından sizin için hazırlanmış bir uygulamayı edinebilirsiniz.
En yaygın veritabanı türü, verilerini tablolarda depolayan ve satır ve sütunlardan oluşan ilişkisel bir veritabanıdır. Her satır, ayrı bir öğenin verilerini tutar. Örneğin, her sütun, müşterinin adı veya kredi limiti gibi konunun farklı bir özelliğini açıklar.
Kayıt oluşturmak için müşterinin verilerini yalnızca bir kez girmeniz gerekir ve ardından bunu ihtiyaç duyduğunuz sayıda faturada kullanabilirsiniz.
Tablolar, aralarında tanımlanmış ilişkilere sahiptir, böylece, örneğin, bir fatura müşteri kimliğini taşır. Bu süreç, belirli bir müşterinin tüm faturalarını kolayca bulabileceğiniz veya müşterinin telefon numarasını belirli bir faturadan alabileceğiniz anlamına gelir. Müşteri kaydını oluşturmak için müşterinin verilerini yalnızca bir kez girmeniz gerekir ve ardından bu verileri tekrar yazmak zorunda kalmadan ihtiyaç duyduğunuz sayıda faturada kullanabilirsiniz. Bir veritabanı oluşturmak için, bu tabloları ve ilişkileri tanımlamanız ve ardından verileri listelemek ve düzenlemek için kullanmak istediğiniz ekran düzenlerini tanımlamanız gerekir.
Orada düzinelerce veritabanı uygulaması var. Bazılarının kullanımı kolaydır ve tüm işi yapar, tabloları, veri giriş ekranlarını ve raporları tanımlamanıza izin verir. Diğerleri belirli alanlarda daha tam özelliklidir, ancak eksiksiz bir iş yapmak için başka araçlar gerektirir.
Örneğin, bir program tabloları ve ilişkileri tanımlarken ve sağlam analiz ve raporlama özelliklerine sahipken güvenilir olabilir. Yine de, uygulama sonuçta veri giriş ekranlarını belirlemek için herhangi bir araçtan yoksundur. Microsoft SQL Server buradaki açık örnektir. Diğer büyük veritabanı sistemlerinde olduğu gibi, SQL Server arka uçla ilgilenir ve sizden ön ucu geliştirmek için Visual Studio gibi başka bir araç kullanmanızı bekler.
Sizin İçin Hangi Veritabanı Seçenekleri Uygun?
Veritabanı Seçeneği # 1: Microsoft Access
Access, masaüstü veritabanlarının atalarından biridir. Kullanımı ve kötüye kullanılması kolaydır. Sıfırdan tablolar, ekranlar ve raporlar tasarlayabilir veya bir şablondan başlayabilirsiniz. Bazı şablonlar açık bir şekilde Amerikalıdır ve her zaman iyi uygulamaları öğretmez, ancak hızlı bir şekilde başlamanızı sağlar. Ekranlar ve programlama özellikleri oldukça karmaşık olabilir. Bitmiş uygulamanızı dosya paylaşımlarına güvenmek yerine intranetiniz (İnternet DEĞİL) aracılığıyla diğer kullanıcılara dağıtabilirsiniz.
Veritabanı Seçeneği # 2: Microsoft SharePoint
SharePoint bir veritabanı ve aynı zamanda bir belge depolama mekanizmasıdır. Basit listeleri derlemek ve bunları birbirine bağlamak için kullanabilirsiniz. Form Tasarımcısı biraz karmaşıktır, ancak özelleştirme yine de mümkündür. SharePoint’in Excel'de biriken verilerin bir listesini alma ve bunları özel bir listeye yerleştirme yeteneği yararlıdır. Program, özel listeyi ağınızdaki herkes için kullanılabilir hale getirir ve bu verilerle kimin ne yapabileceğini kısıtlamak için güvenlik eklemenizi sağlar. Birisi kayıt eklediğinde, düzenlediğinde veya sildiğinde SharePoint'ten sizi e-posta ile uyarmasını isteyebilirsiniz. Kişiler, takvim öğeleri veya görevlerle ilgili verileri depoluyorsanız, bu verileri Outlook ile senkronize edebilirsiniz.
Veritabanı Seçeneği # 3: Zoho Creator
Zoho Office, formlarını basit ve sezgisel bir şekilde yaymak için sürükle ve bırak işlevini kullanan bir veritabanı içeren bir web uygulamasıdır. Sürükle ve bırak işlemi, etkileşimleri ve iş akışlarını programlamak için de kullanılır. Bir web hizmeti olarak verilerinize ve uygulamalarınıza, verilerinizi gizli tutmak için basit bir güvenlikle her yerden erişilebilir. Zoho, kullanıcı başına aylık olarak ücretlendirme yapar, ancak belirlenen fiyat için saklayabileceğiniz kayıtların sayısını sınırlar. Program, daha fazla veri depolarken veya e-posta entegrasyonu gibi diğer özellikler için ek ücrete tabidir.
Gördüğünüz gibi, Excel birçok özellik sunar ancak her birinin içindeki bazı alanlarda eksiktir. Bazen, özellikle görev için özel olarak tasarlanmışsa başka bir uygulama işi daha iyi yapar. Diğer zamanlarda, Excel, daha küçük veritabanları için olduğu gibi, ilk etapta sorunların oluşmasını nasıl önleyeceğinizi bildiğiniz sürece gayet iyi çalışır.
