Çoğu modern işletme, iletişim için e-postalara güvenir. E-postalara erişimi kaybetmek veya daha da kötüsü tüm e-posta hesapları yıkıcı olabilir. Outlook e-postalarınızı yedeklemek, e-postaların cihazınızda birden çok konumda depolandığını ve kolayca kaybolmayacağını bilmenin iç huzurunu yakalamanın en iyi yollarından biridir.
Bu makalede, Outlook e-postalarının birkaç farklı şekilde nasıl yedekleneceğini açıklayacağız.
Windows 10'da bağlantı noktaları nasıl kontrol edilir
Tüm Outlook E-postalarını Yedekleme ve Dışa Aktarma
Tüm Outlook e-postalarınızı yedeklemenin en hızlı yollarından biri, entegre .pst dosya biçimini kullanmaktır. Microsoft Outlook ve Microsoft Exchange, e-postaları, iletişim bilgilerini ve adresleri ve takvim etkinliklerini depolamak için yalnızca PST dosyalarını kullanır. Statik bir PST dosyası, mevcut Outlook e-postalarınız ve iletişim bilgileriniz için yedek olarak kullanılabilir ve Outlook, çevrimdışıyken bile buna erişebilir.
E-postalarınızı bir .pst dosyasına nasıl yedekleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Outlook'unuzu açın, ardından Dosya'ya basın.
- Menüde Aç ve Dışa Aktar'ı seçin.
- İçe/Dışa Aktar düğmesine tıklayın.
- Sistem ana Outlook ekranınıza dönecek ve dışa aktarma işlemi boyunca size rehberlik etmesi için İçe Aktarma/Dışa Aktarma Sihirbazı'nı açacaktır.
- Sihirbazda, listeden Bir dosyaya aktar seçeneğini seçin ve ardından İleri'ye tıklayın.
- Bir dosya türü seçmeniz istendiğinde Outlook Veri dosyasını (.pst) seçin ve ardından İleri'yi tıklayın.
- Ardından, dışa aktarılacak klasörleri seçmeniz istenecektir. Kişiler ve takvim verileri dahil, kendisiyle ilişkili tüm klasörleri dışa aktarmak için e-posta hesabınızı seçebilirsiniz. Seçiminizden memnun olduğunuzda İleri'ye tıklayın.
- Yedekleme dosyasının kaydedildiği adres yolunu seçin. Daha sonra erişebilmek için yolu unutmayın.
- Dosyanın adını (yolun son kısmı) değiştirmek iyi bir fikirdir. Varsayılan olarak, backup.pst'dir.
- Yedekleme dosyasını varsayılan yola kaydediyorsanız, yinelenen öğeler isteyip istemediğinizi seçin.
- (İsteğe bağlı) Geri düğmesini kullanarak klasör seçimini değiştirmek için önceki diyaloglardan herhangi birine geri dönebilirsiniz.
- Dışa aktarma işlemini başlatmak için Bitir'e basın.
- Outlook sizden bir parola oluşturmanızı isteyecektir. Bu, güvenlik nedenleriyle önemli olabilir, ancak bir parola girmeniz gerekmez.
- Ayıklanan dosyayı, dosya yolu için belirttiğiniz konumda bulabilirsiniz. Artık dosyayı başka bir yere taşıyabilir veya kopyalayabilirsiniz.
Dışa Aktarılan Outlook E-postalarına Nasıl Erişilir
Dosyaları dışa aktardıktan sonra, onlara daha sonra nasıl erişeceğinizi merak ediyor olabilirsiniz. Outlook, yedeklemeleri açmayı ve e-postalarınızı kaydedilen zaman noktasına geri yüklemeyi kolaylaştırır. İşte yapmanız gerekenler:
- Yedekleme dosyasını bulun. Konumunu ve dosya yolunu not edin.
- Outlook'u açın.
- Dosya'ya basın, ardından Aç ve Dışa Aktar'a tıklayın.
- Sağdaki menüde Outlook Veri Dosyasını Aç'ı seçin.
- Bu, Dosya Gezgini'ni açar. Yedekleme dosyasına gidin. Üzerine tıklayın, ardından Aç'ı seçin.
- Sistem sizi ana Outlook ekranına döndürecektir.
- Soldaki gezinme menüsünde Outlook Verilerini görene kadar aşağı kaydırın. Bu kategori, yedekleme dosyasından alınan öğeleri içerir.
- Kategori, orijinal biçimlendirme ve klasör sistemlerini korur.
- E-postaları diğer dosyalara taşımak için sürükleyip bırakabilirsiniz.
Artık yedeklenmiş e-postalarınıza erişebilirsiniz.
Tek Bir Outlook E-postasını Hızlı Bir Şekilde Kaydetme
Bazen, yalnızca bir veya birkaç belirli e-postaya ihtiyacınız olduğunda tüm e-postaları kaydetme ve Outlook'u yeniden açma zahmetini istemezsiniz. Neyse ki, Outlook'tan tek bir e-postayı kaydetmenin birkaç hızlı çözümü var.
Yöntem 1 - Doğrudan Bir Klasöre Kaydet
- Outlook'u açın.
- Dosya Gezgini'ni açın ve e-postayı kaydetmek istediğiniz yere gidin. Hem Outlook'u hem de Dosya Gezgini'ni pencereli moda geçirmeniz ve daha kolay erişim için bunları hareket ettirmeniz gerekebilir.
- Outlook'tan kaydetmek istediğiniz e-postayı klasöre sürükleyin.
- Outlook, e-postayı otomatik olarak bir Outlook Öğesi biçiminde depolar.
- Outlook'ta açmak için kaydedilen e-postayı çift tıklayın.
Yöntem 2 – TXT veya HTML olarak kaydedin
- Outlook'ta kaydetmek istediğiniz e-postayı açın.
- Dosya'yı ve ardından Farklı Kaydet'i seçin.
- Dosya Gezgini açılır. E-postayı saklamak istediğiniz yolu seçin. Dosya Gezgini'nin altında, Kayıt türü'nün yanındaki oka tıklayın. .txt biçiminde kaydetmek için Salt Metin'i veya e-postayı .html dosyası olarak kaydetmek için HTML'yi seçin.
- Kaydedildikten sonra, e-postaya .txt biçimindeyse metin düzenleyicinizle (Not Defteri gibi) veya .html olarak kaydedilmişse tarayıcınızdan erişilebilir.
E-postayı bu şekilde kaydetmek hiçbir eki korumaz, bu nedenle onları indirdiğinizden, gerektiğinde yeniden adlandırdığınızdan ve daha sonra erişmek için e-postanın yanına kaydettiğinizden emin olun.
Yöntem 3 – Bir Görüntüyü Kaydetmek için Ekran Yakalama Kullanın
E-postanın içeriğini resim olarak kaydetmek için ekran yakalama yazılımını da kullanabilirsiniz. Görüntüler e-postalara ve diğer mesajlara kolayca sabitlendiğinden, bu yöntem e-postanın içeriğine diğer iletişim formlarında başvurmak için yararlı olabilir.
Windows kullanıyorsanız, daha yeni sürümler, Snipping Tool (eski cihazlarda) ve Snip & Sketch adlı önceden yüklenmiş ekran yakalama yazılımıyla birlikte gelir. Alternatif olarak, klavyenizdeki Print Screen düğmesini kullanabilir ve ardından görüntüyü Paint'e yapıştırabilirsiniz.
Mac cihazları için süreç benzerdir. Entegre ekran yakalama özelliğini açmak için Ctrl + Command + 4 kısayolunu kullanın, ardından kaydetmek için e-postanın üzerindeki bir alanı kaplamak için artı işaretini sürükleyin.
Linux için bir ekran yakalama yazılımı çeşitleri e-postayı resim olarak kaydetmek için kullanılabilen indirilebilir. Alternatif olarak, GNOME tabanlı modellerde Uygulamalar > Aksesuarlar menüsünde entegre bir Ekran Görüntüsü yardımcı programı bulunur. Bazı Linux işletim sistemi sürümleri, Windows sistemlerinde olduğu gibi klavyenizdeki Print Screen düğmesine yanıt verecektir.
Outlook'ta Tüm E-posta Adreslerini Nasıl Dışa Aktarırım?
Kişi listenizi (kişilerinizin e-posta adreslerini ve diğer bilgileri içerir) dışa aktarmak istiyorsanız, e-postaları dışa aktarmaya benzer adımları kullanabilirsiniz. Ancak, iletişim bilgileri daha kullanıcı dostu olan ve hızlı işlem ve düzenleme için Excel'de açılabilen farklı bir dosya formatında saklanabilir. İşte yapmanız gerekenler:
- Outlook'u açın.
- Dosya > Aç ve Dışa Aktar > İçe/Dışa Aktar'ı seçin.
- İçe/Dışa Aktar Sihirbazı'nda Dosya olarak kaydet'i seçin.
- Bir dosya türü seçmeniz istendiğinde Virgülle ayrılmış değerler (.csv) seçin.
- Klasör seçim menüsünde hesabınızın altındaki Kişiler klasörünü seçin.
- Dosya yolunu onaylayın veya gerektiği gibi değiştirin. Dosyayı istediğiniz gibi adlandırın.
- Dışa aktarma işlemini başlatmak için Bitir'e basın.
- İşlem tamamlandığında İçe/Dışa Aktar iletişim kutusu kapanacaktır.
Dışa aktarılan .csv dosyası Excel'de açılabilir. İletişim bilgilerini içeren büyük bir tablo gösterecektir. Muhtemelen çok fazla boş hücreniz olacak ve bu tamamen normal. Verileri düzenlemek için Excel'i kullanabilirsiniz, ancak ek içerik eklemek, dosyayı daha sonra içe aktarmanız gerektiğinde Outlook için okunamaz hale getirebilir.
kimse bilmeden snapchatte ekran görüntüsü nasıl alınır
Kişi bilgilerini almak için bu dosyayı başka bir cihazda veya e-posta hizmetinde kullanabilirsiniz.
Birden Çok Outlook E-postasını Bilgisayarıma Nasıl Kaydedebilirim?
Aynı anda birden fazla e-posta kaydetmek istiyorsanız, ancak e-posta kitaplığınızın tamamına ihtiyacınız yoksa, aynı anda kaydetmek üzere birkaç e-posta seçmenin bir yolu vardır. İşte yapmanız gerekenler:
- Outlook'u açın.
- Kaydetmek istediğiniz e-postaları seçin. Ctrl tuşunu basılı tutun ve her seferinde bir tane seçmek için postaları tıklayın veya birinci ve ikinci tıklama arasında bir toplu e-posta seçmek için Shift tuşunu basılı tutun.
- Dosya > Farklı Kaydet'e gidin.
- İletişim kutusunda, e-postaları kaydetmek istediğiniz klasöre gidin, dosyayı istediğiniz gibi adlandırın ve kaydetme biçimi olarak Salt Metin'i seçin.
- Outlook, seçilen tüm e-postaları tek bir .txt dosyasına kaydeder. Bunlara erişmek için metin düzenleyicinizi kullanabilirsiniz.
Bunları ayrı .txt dosyalarına kaydetmek istiyorsanız, her e-postayı ayrı ayrı kaydetmeniz gerekir. Ek Outlook eklentileri çevrimiçi olarak mevcutsa, e-postaları ayrı .txt veya alternatif dosya biçimlerinde kaydetmek için bu özelliği genişletebilir.
Outlook'ta Yeni Bir Bakış
Outlook'un tümleşik dışa aktarma özelliği ile, e-posta hesabınıza erişiminizi kaybetmeniz durumunda, ister parolanızı kaybetmeniz, ister saldırıya uğramanız durumunda, e-postalarınızı yedekleyebilir ve geri yükleyebilirsiniz. Çevrimiçi iletişimin bu kadar yaygın olduğu bir ortamda, e-postaları düzenli olarak yedeklemek için birkaç dakikanızı ayırmanız, sizi kayıp dosyalarla uğraşmanın baş ağrısından kurtarabilir.
Outlook e-postalarını ne sıklıkla dışa aktarıyorsunuz? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin.
